O ciclo fechou, o parceiro trouxe as vendas, você calculou o quanto ele tem a receber e pediu a nota. A nota chegou. Aí alguém do financeiro pergunta se tem retenção, e ninguém sabe responder.
O pagamento fica parado. Não porque falta dinheiro, e sim porque falta uma decisão que ninguém tomou antes de o programa existir.
Este guia é sobre essa decisão. Ele não substitui seu contador, e a última seção existe justamente para você chegar na conversa com ele sabendo o que perguntar.
O que você está pagando, na linguagem do fisco
A primeira confusão é de nome. Você chama de comissão, o parceiro chama de comissão, e o contrato chama de comissão. Só que "comissão" não é um tipo de documento fiscal. É a descrição econômica de um pagamento.
No papel, o que aconteceu foi: alguém prestou um serviço para você. O serviço foi aproximar um cliente do seu produto. Isso normalmente se enquadra como intermediação ou agenciamento de negócios, e o documento correspondente é uma nota fiscal de serviço, emitida pela prefeitura do município do prestador.
Essa reclassificação parece burocrática e não é. Ela é a origem de quase todo o resto:
- Se é serviço, o ISS entra na conversa, e ISS é municipal, então a regra muda conforme a cidade do parceiro.
- Se é serviço prestado por pessoa jurídica para outra pessoa jurídica, entram as retenções federais, cada uma com sua própria condição.
- Se é serviço, existe um código de serviço na nota, e o código errado gera cobrança errada meses depois.
Quem trata comissão como "só uma transferência" descobre essas três coisas na ordem inversa, uma auditoria por vez.
Quem emite a nota
O prestador emite, sempre. Você não emite nota para pagar alguém. Isso soa óbvio até você ter um parceiro pessoa física que não emite nota nenhuma e quer receber assim mesmo.
Na prática, os parceiros de um programa costumam cair em quatro situações, e cada uma muda a operação:
Pessoa jurídica no regime normal. O caso mais simples de operar. Emite nota de serviço, e as retenções seguem as regras gerais entre pessoas jurídicas.
MEI. O microempreendedor individual pode emitir nota de serviço, e para tomador pessoa jurídica a emissão em geral é obrigatória. A pergunta que aparece aqui não é "pode emitir", é se a atividade de intermediação está entre as ocupações permitidas ao MEI dele. A lista de ocupações do MEI muda, e nem toda atividade de agenciamento cabe nela. Um parceiro que abriu MEI para outra finalidade e passa a receber comissão pode estar emitindo nota de uma atividade que não consta no cadastro.
Pessoa física sem CNPJ. Aqui não existe nota fiscal de serviço na maioria dos municípios, e o pagamento passa a exigir RPA e recolhimentos próprios, que são responsabilidade sua como tomador, não dele. É a situação mais cara e mais trabalhosa das quatro, e é a que mais aparece quando o programa cresce por indicação informal.
Parceiro fora do Brasil. Muda tudo, inclusive a natureza da operação. Fica fora do escopo deste guia, e é o caso onde a conversa com o contador precisa vir antes do primeiro pagamento, não depois.
A decisão que isso te força a tomar: você aceita parceiro pessoa física? Se aceita, o custo operacional de cada pagamento sobe e a resposta precisa estar no regulamento do programa, não no caso a caso.
Quando tem retenção
Esta é a pergunta que trava o pagamento, e a resposta honesta é que ela se decompõe em quatro perguntas menores. Nenhuma delas é sobre o valor sozinho.
1. Quem é o tomador? Retenções federais sobre serviços costumam se aplicar quando o tomador é pessoa jurídica. Se você é PJ pagando PJ, está no cenário em que elas existem.
2. O serviço está na lista? As retenções federais não incidem sobre qualquer serviço. Elas incidem sobre serviços listados na legislação, e comissão, corretagem e agenciamento costumam estar entre eles. É exatamente por isso que a classificação do começo deste guia importa: um serviço descrito de forma genérica na nota pode ficar de fora da lista no papel e dentro dela na fiscalização.
3. O valor passa do piso? Algumas retenções só se aplicam acima de um valor mínimo por pagamento, e esse piso é definido em norma, não por você. Isso cria um efeito prático que pega muita gente: dividir o pagamento em duas notas menores pode mudar a incidência, e fazer isso de propósito para escapar da retenção é um problema diferente e maior.
4. O município retém ISS na fonte? Depende da cidade do prestador, da cidade do tomador e do código de serviço. Não existe resposta nacional aqui. Existe a resposta do município, e ela precisa ser conferida por CNPJ do parceiro.
Note o que ficou de fora dessa lista: quanto você paga, com que frequência paga, e se o parceiro é grande ou pequeno. Essas três coisas são as que as pessoas checam primeiro, e são as que menos importam.
Sobre alíquotas. Elas existem, estão em norma, e mudam. Este guia não publica percentual de propósito: um número desatualizado num artigo é pior que nenhum número, porque dá confiança falsa. A tabela vigente é assunto do seu contador, e a última seção transforma isso em três perguntas objetivas.
O que precisa constar na nota
Independente do regime do parceiro, uma nota que chega incompleta volta, e cada volta atrasa o ciclo em dias:
- Descrição do serviço que bate com o que aconteceu. "Serviços prestados" não descreve nada. "Intermediação de vendas referente ao período X" descreve.
- Código de serviço correto. É o campo que determina ISS e ajuda a sustentar a classificação federal.
- Período de referência. Sem ele, você não consegue amarrar a nota ao ciclo que a originou, e a conferência vira arqueologia.
- Valor bruto e retenções destacadas, quando houver. Nota sem destaque força o financeiro a recalcular, e recalcular é onde entra divergência.
- Dados do tomador corretos. Parece bobagem até você receber uma nota emitida para o CNPJ errado e precisar pedir cancelamento.
Vale escrever isso uma vez e mandar junto com a primeira solicitação de nota, em vez de corrigir parceiro por parceiro.
Como saber se isso é problema seu hoje
Quatro checagens que você roda agora, sem contratar nada:
Pegue os três últimos pagamentos a parceiros e veja quanto tempo passou entre o fim do ciclo e o dinheiro sair. Se a diferença for maior que uma semana e a explicação for "estava esperando a nota", você já tem o problema. Ele só ainda não custou caro porque o volume é pequeno.
Abra as notas que você recebeu e leia o campo de descrição. Se mais de uma vier com texto genérico, ou com códigos de serviço diferentes entre parceiros que fazem exatamente a mesma coisa, sua classificação está inconsistente. Isso não aparece hoje, aparece quando alguém somar o ano.
Liste seus parceiros por tipo de cadastro. Quantos são PJ normal, quantos são MEI, quantos são pessoa física. Se você não consegue responder em cinco minutos, o programa está aceitando qualquer configuração e absorvendo o custo de cada uma sem medir.
Procure o caso em que o mesmo parceiro recebeu dois pagamentos no mesmo mês. Confira se a retenção foi tratada igual nos dois. Se foi tratada diferente, o critério não está escrito em lugar nenhum, está na cabeça de alguém.
O que fazer a respeito
Nada disso se resolve com ferramenta. Se resolve com três decisões escritas antes do próximo ciclo:
Decida quem pode ser parceiro. PJ apenas, ou PJ e MEI, ou também pessoa física. Cada resposta tem um custo operacional diferente por pagamento, e a decisão pertence ao regulamento do programa, não ao financeiro no dia do pagamento.
Padronize a nota antes de pedir a primeira. Descrição, código de serviço, período e dados do tomador. Um parágrafo enviado junto com a solicitação evita a maior parte das devoluções.
Separe a data de fechamento da data de pagamento, e escreva as duas. O erro comum é prometer pagamento em uma data e depender de um documento que chega quando o parceiro quiser. Fechar o ciclo no dia X e pagar no dia Y, com a nota como condição para o Y, resolve sem precisar cobrar ninguém.
O que perguntar ao seu contador
Leve estas três, que são as que destravam o resto:
- Para o serviço de intermediação que meus parceiros prestam, quais retenções federais se aplicam e a partir de qual valor por pagamento?
- Qual código de serviço eles devem usar na nota, e ele muda conforme o município do parceiro?
- Nos municípios onde meus parceiros estão, eu retenho ISS na fonte ou o recolhimento é integralmente deles?
Com essas três respondidas por escrito, o financeiro deixa de decidir caso a caso e passa a seguir um critério. Que é o objetivo inteiro deste guia.
Este conteúdo é informativo e não constitui orientação contábil ou jurídica. Regras tributárias mudam e variam por município. Confirme com seu contador antes de aplicar.
